Эксплуатирует холодильник, морозильник владелец, имеющий зачастую отдаленное представление об его техническом устройстве. Поэтому важной составной частью, прилагаемой к холодильному прибору при его продаже, является достаточно полноценная эксплуатационная документация. К обязательным эксплуатационным документам относятся руководство (инструкция) по эксплуатации, паспорт и этикетка.
В руководстве (инструкции) по эксплуатации содержатся разделы: о назначении и устройстве холодильника; порядке установки холодильника, температурном режиме работы; целесообразном размещении продуктов для хранения; правилах пользования и ухода за холодильником; об основных требованиях электробезопасности; о возможных неисправностях и методах их устранения и другие сведения.

В паспорте указаны сведения о технической характеристике холодильника, его комплектации, гарантийных обязательствах пред- приятия-изготовителя, информация о содержании драгоценных металлов и приемке холодильника, ставится отметка торговой организации о продаже, прикрепляются талоны на техническое обслуживание и ремонт и отрывной талон на установку холодильника.

Инструкция (руководство) по эксплуатации и паспорт с гарантийным талоном и отметкой торговой организации о дате продажи вручаются покупателю при продаже холодильника.
В процессе эксплуатации происходит изменение исходных характеристик бытовых холодильных приборов. Факторы, изменяющие эти характеристики, можно разделить на три группы: конструктивные (совершенство конструкции холодильников и равнопрочность их агрегатов), технологические (долговечность агрегатов и стабильность заданных параметров, качество материалов, совершенство производства, текущий и выходной контроль) и эксплуатационные (соблюдение заданных конструкцией режимов работы, обеспечение надлежащих условий эксплуатации).

В процессе эксплуатации на конструктивные и функциональные элементы холодильных приборов воздействуют различные отрицательные внешние и внутренние факторы, которые можно разделить на субъективные и объективные.

К субъективным факторам можно отнести воздействия, связанные с неправильной эксплуатацией холодильника потребителем вследствие недостатка знаний по правилам пользования и уходу за холодильником, размещением и хранением продуктов, выбором температурного режима работы.

Определяющим в долговечной надежной работоспособности холодильной техники является профессиональное мастерство механика по ее техническому обслуживанию и ремонту. Профессионализм механика проявляется в умении применять различную диагностическую, контрольно-измерительную аппаратуру и другую технологическую оснастку. Эти факторы должны учитываться при организации технического обслуживания и ремонта, а также трудовой деятельности механика.

К объективным факторам относятся воздействия, не зависящие от обслуживающего персонала: условия эксплуатации; качество деталей; действие в агрегатах рабочей среды; климатические и биологические воздействия; внешние взаимодействия деталей и др.
В результате воздействия субъективных и объективных отрицательных факторов холодильник становится неработоспособным, т.е. появляется неисправность.